Indførelse af strategisk IKT-værktøj på 
Det Humanistiske Fakultet 2001-03

IKT Referencegruppen, marts 2001

NB! Tidsplan er revideret december 2001.

Indledning • Tidsplan • Detailplanlægning af overgang

Indledning

Fakultetet har valgt at indføre ét bredt dækkende IKT-værktøj på hele Det Humanistiske Fakultet.

Det sker på baggrund af de stigende krav, som en uddannelsesinstitution i dag mødes med mht. informationsteknologi, og med udgangspunkt i et netop afsluttet forsøg på HUM med brug af konference- og intranetsoftware i undervisning og andet institutionelt arbejde.

Det er fakultetets ambition at være førende i udviklingen og brugen af IKT-værktøjer i forhold til andre humanistiske fakulteter.

Det er fakultetets målsætning at et sådant IKT-værktøj skal være med til generelt at forbedre studierne, studiemiljøet og det institutionelle arbejde, ligesom det skal muliggøre nye former for kommunikation og arbejde.

Målet er bl.a. at forstærke de studerende og ansattes institutionelle tilknytning gennem fælles konferencer og kalendere.

Studiemæssigt er målet at gøre underviserens og den studerendes arbejde mere fleksibelt ved hjælp af 24-timers online adgang til ressourcer, nye måder at kunne strukturere undervisningen på og ved generelt at gøre det lettere at anvende digitale ressourcer.

Hensigten er således bredt formuleret at lette kommunikationen i alle former for institutionelt arbejde, hvad enten det er administration, forskning eller undervisning og at gøre diverse ressourcer tilgængelige i lukkede eller åbne fora.

Det er også et mål at et strategisk IKT-værktøj skal højne IKT-niveauet generelt på fakultetet. Fakultet forventer at det vil give sig udslag i et bedre og mere tiltrækkende studiemiljø for de studerende, samt nye og mere spændende arbejdsmæssige muligheder for de ansatte.

Overordnet set betragter fakultetet samtidig dette tiltag som et vigtigt led i den konstante udvikling af faglighed, pædagogik og identitet, som må ske for alle uddannelser.

Samtidig skal indførslen af et samlende IKT-værktøj mindske driftsomkostningerne til teknisk support.

Indtil nu har Teknisk Afdeling skullet teknisk understøtte og supportere bl.a. en række forskellige e-post-programmer. Fakultetet forventer færre tekniske problemer og bedre helhedsløsninger og support, når denne vifte af forskelligt programmel er blevet afløst af ét fælles program.

På baggrund af et pilotprojekt afholdt på fem institutter har fakultetet valgt konference- og intranetprogrammet FirstClass som strategisk IKT-værktøj.

FirstClass giver netop mulighed for at arbejde med e-post, åbne og lukkede konferencer, private og offentlige kalendere, direkte web-udgivelser, fil-overførsler, adressebøger og chat mm. i et og samme integrerede program. FirstClass arbejder på både Mac og pc-platform og giver mulighed for at arbejde både on- og offline på kontoret, hjemme eller et hvilket som helst andet sted i verden med internetopkobling.

Organiseringen og brugen af FirstClass er først og fremmest tænkt som institutionelle og lokale netværk, hvori ressourcer kan deles lokalt. Integrationen af de forskellige elementer i FirstClass er enkel, og programmets enkelte dele fungerer ud fra samme logik og er nemme at gå til.

En anden og ikke mindre væsentligt grund til at vælge FirstClass er at programmet er udbredt i folkeskolerne og på gymnasierne (SkoleKom og GymKom), hvorfor de potentielle og kommende studerende med stor sandsynlighed allerede er bekendt med FirstClass.

FirstClass vil dermed kunne skabe større tryghed for de nye studerende og kan være med til at lette studieovergangen, ligesom det nødvendigvis vil give sig udslag i et mindre behov for support.

Det er fakultetets mål at FirstClass indføres som strategisk værktøj i hele fakultetets virke (administration, undervisning, formidling og forskning), og at det er indført overalt på fakultetet og anvendeligt senest fra forårssemesteret 2003.

I forbindelse med overgangen indføres FirstClass som standard e-post-klient og kalenderprogram for alle ansatte og studerende. Der vil efterfølgende kun blive supporteret i FirstClass.

Ud over e-post- og kalenderbrug er FirstClass først og fremmest at betragte som et tilbud til alle ansatte og studerende, og der ligger i udbredelsen derfor ikke nogen diktion om at skulle anvende det i undervisningen eller forskningen.

FirstClass er i den henseende tænkt som en håndsrækning og hjælp til dem, der har manglet eller ønsket et sådant værktøj, ligesom det gennem sin enkle brug og opbygning kan inspirere andre eller lettere muliggøre andres brug af det.

I forbindelse med udbredelsen implementeringen er det en forudsætning at alle ansatte deltager i det grundlæggende brugerkursus i FirstClass, og at det enkelte institut i det hele taget bevidstgør sig om brugen af FirstClass for at opnå en effektiv implementering.

Det er institutledelsens ansvar (institutleder og studieleder), at alle ansatte kommer på kursus, at brugen af FirstClass og implikationerne heraf bliver diskuteret lokalt, og at der på den baggrund udfærdiges et koncept for instituttets brug af FirstClass og en brugbar strategi/handlingsplan herfor.

Uddannelseskonsulenten i Edb-sektionen bistår med at udarbejde handlingsplanen.

Tidsplan

Udbredelsen af FirstClass sker efter en trinvis opgradering af forskellige institutter, afdelinger og enheder, og vil foregå efter den individuelt tilrettelagte handlingsplan som hvert enkelt institut udfærdiger i samarbejde med edb-sektionen.

Overgangen forventes at vare et semester, hvor brugerne bliver bekendt med programmet, de nye vaner etc.

Ved begyndelsen af det umiddelbart følgende semester skal instituttet være klar til og kunne anvende FirstClass= elementære funktioner (e-post, kalender etc.), samt de øvrige funktioner som fremgår af eller er nødvendige i henhold til handlingsplanen.

Forår 2001:

Alle 5 pilotinstitutter (Litteraturhistorie, Germansk, Etnografi, Forhistorisk arkæologi, Romansk) samt det resterende Moesgård-fag, Middelalderarkæologi, samt Klassisk arkæologi overgår til FirstClass

Efterår 2001:

Alle æstetiske fag overgår til FirstClass (Dramaturgi, Kunsthistorie, Æstetik & Kultur, Musik. Litteraturhistorie er pilotprojekt). Fakultetsrådets medlemmer og ansatte i Fakultetssekretariatet får installeret FirstClass.

Forår 2002:

Center for Europæiske Kulturstudier med Afdeling for Kønsforskning, Center for Semiotik og alle sprogfag overgår til FirstClass (Nordisk, Slavisk, Engelsk, Lingvistik, Østasiatisk, Jysk. (Romansk og Germansk er pilotprojekter)

Efterår 2002:

Informations- og Medievidenskab og resterende fag i Hovedbygningen overgår til FirstClass (Historie, Filosofi, Idehistorie, Oldtid og Middelalder) overgår til FirstClass

Detailplanlægning af overgang

Ved begyndelsen af det semester hvor et institut skal overgå til benyttelse af FirstClass, præsenteres instituttets ansvarlige kort for programmet og dets muligheder. Herefter udarbejder instituttets ansvarlige en individuelt tilrettelagt og samlende plan for overgangen, i samarbejde med edb-sektionens uddannelseskonsulent og FirstClass-koordinator. En sådan plan må tage hensyn til særegne institutionelle forhold, deadlines af pædagogisk art i forhold til undervisning etc. og generelle tekniske forhold, således at en så glidende overgang kan opnås.

Planen bør indeholde en skitsering af tidsforløbet, og inkorporere en række af de elementer som er beskrevet særskilt nedenfor. Overgangen er berammet til at vare et semester, hvori instituttets ansatte og studerende bliver bekendt og fortrolig med FirstClass, dets operationaliteter og implikationer for brugen af det og de særlige konventioner for brugen, som instituttet har bestemt. Det forventes at instituttet er brugsklar mht. FirstClass ved starten til det efterfølgende semester og at instituttets egne ønsker mht. konferencer, kalender etc. på det tidspunkt er udarbejdede.

Programmel

FirstClass installeres på alle ansattes maskiner og studentermaskiner ved instituttet, og studerende og ansatte oprettes alle som FirstClass-brugere. Manualer for installation og opsætning af FirstClass på hjemmecomputere udleveres.

Overgang til andet e-post-system

Overgang til at benytte FirstClass som e-post-program kan ske løbende i overgangsperioden og efter individuelt eller institutionelt ønske, men skal senest ske ved udgangen af overgangsperioden. Der vil for de ansatte, for så vidt det er muligt, blive sørget for at allerede eksisterende adressebøger og samlinger af e-post-adresser overføres til FirstClass.

Kurser for ansatte

Alle ansatte vil blive tilbudt kurser i FirstClass. I forbindelse med installationen af FirstClass vil der blive afholdt et introducerende kursus i de overordnede begreber og faktorer vedr. programmet, samt en kort indføring i brugen af det. Efter en periode med afprøvning og test, vil der afholdes endnu et kursus med en gennemgående indføring i brugen af FirstClass og det muligheder. Her vil der samtidigt blive udleveret en manual, der skriftligt dokumenterer kurset. Uden for overgangsperioden vil der for interesserede senere være mulighed for at kunne deltage i et superbrugerkursus i FirstClass.

Multiple choice for studerende

Alle studerende modtager skriftlig annoncering og introduktion til FirstClass og skal gennemgå en netbaseret multiple choice, der under ét indfører og tester dem i brugen af FirstClass. Yderligere vil samme materiale og manualer som er tilgængeligt for ansatte, blive gjort tilgængelig for de studerende. Resultatet af de studerendes test vil være tilgængelig for instituttet.

Semesterlige workshops

Det tilstræbes at der for ansatte hvert semester vil blive afholdt workshops, der sætter den tekniske og den pædagogiske brug af FirstClass i fokus.

Gennem semesterlige workshops er det meningen at erfaringerne kan gives videre, ligesom faglige, pædagogiske og tekniske diskussioner af brugen bliver givet et forum og kan være med til at videreudvikle feltet.

Sub-administrator

På hvert institut eller afdeling udpeges en sub-administrator for FirstClass. En sådan vil efter overgangsperioden være ansvarlig for den lokale administration af FirstClass. Det gængse arbejde her vil for det meste omfatte oprettelse og nedlæggelse af lokale brugere, oprettelse og nedlæggelse af lokale konferencer, kalendere og mapper, vedligeholdelse af tilladelser og tildeling af rettigheder. Sub-administratoren er således den, der har det samlede overblik over det lokale netværk og den som vedligeholder og udbygger det. Opbygningen af det lokale netværk kan ske frit og individuelt for hvert enkelt institut, dog inden for de retningslinjer og rammer som edb-sektionen har fastsat. Arbejdet vil fordre en tæt tilknytning og en løbende kommunikation med edb-sektionen.

Sub-administrationen er betroet arbejde og behæftet med en del tekniske privilegier og rettigheder, hvorfor Fakultetet opfordrer til at denne person findes blandt det fastansatte personale og ideelt i sekretariatet, så kontinuitet samtidigt sikres. Uanset instituttets valg af sub-administrator, er det dog til enhver tid instituttets lederes ansvar, at denne opgave bliver løst og på forsvarlig vis.

Sub-administratoren har per definition teknisk adgang til at kunne læse alle konferenceindlæg og e-mails, hvorfor sub-administratoren skal gøres bekendt med fakultetets regler om ’brevhemmelighed’ og regler omkring fortrolighed.

Som udgangspunkt må administratoren ikke læse mails eller dokumenter som vedkommende alene har adgang til at læse i kraft af sin egenskab som teknisk administrator.

Sub-administrationen kræver en større teknisk indsigt i FirstClass, og kendskab til regler og retningslinjer udstukket af edb-sektionen i forbindelse med administrationen af de enkelte lokale netværk. Sub-administratoren vil skulle gennemgå et særskilt kursus, hvor den nødvendige oplæring vil foregå, og hvortil der også vil være udfærdiget skriftligt materiale. Sub-administratorerne vil indgå i et særligt fakultært team, der kan hente udvidet support i edb-sektionen eller i det virtuelle support-center, men der lægges også op til, at sub-administratorerne skal kunne supporte og hente inspiration hos hinanden.

Support

I overgangsperioden vil der blive ydet forstærket support til instituttet og dets ansatte fra Teknisk Afdelings uddannelseskonsulent og tilknyttet studentermedhjælp.

Yderligere vil en del af den generelle information og forskelligt materiale om FirstClass, samt en masse forudbesvarede spørgsmål og tips, være tilgængeligt igennem et virtuelt FirstClass Center, som vil være at finde på alle institutters lokale netværk. En del support og problemløsen vil kunne forgå igennem dette medie, og erfaringerne og svarerne vil blive gjort tilgængelige for andre brugere.

En særlig indsats og fokus vil supportmæssigt blive lagt på brugen af FirstClass i undervisningen og i administrationen. Her vil edb-sektionen i takt med udbredelsen og brugen af FirstClass, søge at opbygge et erfarings- og vidensgrundlag, således at supporten ikke kun kan ske i forhold til det tekniske, men i højere grad arbejde ud fra en helhedsløsning, indeholdende både tekniske, pædagogiske og faglige hensyn. Erfarings- og vidensopsamlingen vil blive gjort tilgængelig via FirstClass Centeret, således at det kan virke som inspirator for andre brugere, men også danne grundlag for en frugtbar debat om brugen af IKT i undervisningen. Fakultetet betragter det i den henseende som en alm. institutionel opgave og praksis at medvirke til denne erfaringsudveksling og vidensopbygning.

Personlige konferencer

Ansatte kan få rettigheder til selv at oprette (og administrere) private konferencer, eksempelvis til brug for forskningsprojekter.

Sub-administratoren vil ikke have adgang til disse konferencer, hvorfor det er den ansatte selv der definerer hvem der kan deltage i konferencer.

De private konferencer skal følge Edb-sektionens tekniske retningslinjer og indholdet skal i øvrigt følge de samme regler som gælder for information på (det åbne) web.

Afslutning af overgang og videre forløb

Overgangen afrundes i slutningen af semesteret, hvor det forventes at FirstClass-programmet er installeret hos alle, at det benyttes til håndtering af e-post og kalenderfunktioner og at instituttet har fået oprettet et institutionelt netværk, med ønskede konferencer, kalendere og mapper. Instituttet skulle således være køreklar til at kunne anvende FirstClass fuldt ud fra det efterfølgende semester og en del af supporten består derfor også i at klæde instituttet, de ansatte og studerende på til denne situation.

I det nye semester vil sub-administrationen overgå til instituttet selv, men under fornøden overvågning og support fra edb-sektionen. Dvs. at instituttet selv bærer ansvaret for vedligeholdelsen og videreudviklingen af det interne netværk fremover, herunder oprettelse af brugere og konferencer (NB Nye studerende - dvs. 1. årgang - vil blive oprettet automatisk i FirstClass umiddelbart før hvert nyt undervisningsår).

Afslutningsvis bør det understreges, at programmet FirstClass i sig selv ikke er målet. Målet for Fakultetet er i denne henseende at højne IKT-niveauet, skabe bedre og mere fleksible rammer for undervisning og administration, generelt forbedre studiemiljøet og give ansatte og studerende lettere og mere smidig adgang til nødvendige og ønskelige informationer og materialer. Det er fakultetets overbevisning at FirstClass kan og vil udgøre en vigtig brik til indfrielsen af disse mål, idet der hermed tilbydes et IKT-værktøj, som bl.a. andet gør netop disse mål mulige. Det vil dog fortsat være afhængigt af de ansatte, studerende og institutterne om disse muligheder benyttes og i sidste ende om disse mål opnås.

Det Humanistiske Fakultet
Aarhus Universitet
Bygning 1453
Nobelparken
Jens Chr. Skous Vej 3
8000 Århus C

Telefon 8942 1111
Fax 8942 1200 
E-post: hum@au.dk

Toppen af siden
Henvendelser om indhold og problemer til
Svend Aage Mogensen   [@-mail]   [ FC-mail ],   Fakultetssekretariatet
Opdateret 11. april 2007